info@guidesys.hu

Guidesys Kft.

Guidereg standard iktató és Dokumentumkezelő rendszer


Rendszer ismertetése


A GuideReg Standard iktatórendszer egy modulárisan felépített, a klasszikus érkeztetési, iktatási és feladatkiosztási folyamatokat támogató számítógépes rendszer. Az alaprendszer kiegészíthető MS Office termékekbe beépülő érkeztető és iktató modullal, a partner adatbázisra épülő szerződéstárral és pénzügyi modullal. Letárolt dokumentumainkat tetszés szerint felépíthető és rugalmasan átkialakítható mappastruktúrában láthatjuk. Az érkeztetés és iktatás funkciók a megadott adatok eltárolásán felül a dokumentumok digitális archiválását is elvégzik. Fejlett keresőmotor segíti az akár több milliós tételszám esetén is az azonnali találati lista elkészítését, dokumentumaink kikeresését.

termékismertető

Papírmentes iroda

A dokumentumok és kapcsolt adataik elektronikus tárolása lehetővé teszi azok gyors és rugalmas keresését, felhasználását minden arra jogosult személy számára

Több csatornás adatfelvitel

MS Office termékekbe épülő modulon keresztüli közvetlen dokumentum és email iktatás, automatizált központi szkennelés, fájlrendszerből történő behúzás.

Partnertörzs
GDPR elveket szem előtt tartó partner adatbázis, mely alapját képezi a szerződéstár és a pénzügyi modul számos funkciójának.
Szerződéstár
A szerződés releváns adatait, a hozzá kapcsolt partnereket és magát az archivált dokumentumot is tárolja, figyelve annak lejárati idejét.
Pénzügyi modul
Folyamatvezérelt modul, mely támogatja a számlák és teljesítési dokumentumok érkeztetését, jóváhagyását, több formátumú elektronikus teljesítését.
Kapcsolódás más rendszerekhez
Online NAV kapcsolat a beérkező számlák automatikus letöltéséhez. SAP kapcsolat a partnertörzs, és alap könyvelési paraméterek szinkronizálásához.

papírmentes iroda

  • Automatikus és több csatornán keresztüli dokumentum érkeztetés és iktatás
  • Illeszthető OCR (karakterfelismerő) modul, a kép alapú dokumentumok tartalmának feldolgozásához
  • Fő -és alszámos iktatás, valamint korlátlan számú érkeztető -és iktatókönyv kezelése
  • Fejlett kereső motor, mely azonnali találati listát szolgáltat. Mind a dokumentumok tartalmára, mind a dokumentumokhoz köthető és letárolt összes adatra való keresés támogatása
  • Beépített naptár funkció
  • Partnertörzs és szerződéstár
  • MS Office beépülő modul az Office termékekből közvetlenül elérhető GuideReg funkciókhoz
  • Riportok, lekérdezések, boríték nyomtatás

több csatornás adatfelvitel

  • Iktatás a fájlrendszerből kiválasztott elektronikus dokumentum, vagy akár egy teljes mappastruktúra kiválasztásával
  • Illeszthető OCR (karakterfelismerő) modul, a kép alapú dokumentumok tartalmának feldolgozásához
  • Papír alapú dokumentumok tömeges központi szkennelése és több szálú,  automatikus iktatása. 
  • Közvetlen dokumentum iktatás Word, Excel,  PowerPont alkalmazásokból
  • EMail iktatás Outlook alkalmazásból
  • Iktatás a lokális számítógéphez kapcsolt szkenner segítségével

partnertörzs

  • GDPR megfelelőség szerinti titkosított adattárolás, jogosultságfüggő hozzáférés
  • Az alapadatokon kívül letárolhatók a kapcsolattartók, a financiális és elérhetőségi adatok
  • Partner besorolási és tipizálási lehetőségek
  • Partnertörzs átvételének lehetősége más rendszerekből
  • Boríték nyomtatási funkció

szerződéstár

  • Szkennelt szerződések automatikus és manuális iktatása
  • Szerződés '’szerepkörrel" ellátott partnerekhez rendelése
  • Szerződés típusok, kiegészítő adat tárolása
  • Lejárati idő figyelés
  • Riportok, lekérdezések

pénzügyi modul

  • Papír alapú számlák és teljesítési dokumentumok automatikus érkeztetése, igény esetén karakterfelismeréssel, full-text tartalom feldolgozással
  • Elektronikus számlák és teljesítési dokumentumok érkeztetése, full-text tartalom feldolgozással
  • NAV kapcsolat a beérkező számlák adatainak automatikus letöltéséhez
  • Számlák igazoltatáshely szerinti work-flow csomagokba rendezése
  • Rugalmasan paraméterezhető ellenőrzési és jóváhagyási folyamatok (work-flow)
  • Számlához kapcsolható igazoló dokumentumok (teljesítési igazolások, szállítólevelek, ...)
  • Jóváhagyott számlák teljesítése (e-bank import fájl készítés)
  • Számlák kontírozásának támogatása
  • Könyvelési adatok átadása SAP felé
  • Riportok, lekérdezések, modulra optimalizált keresés

Képek a szoftverről

Kérdés esetén forduljon hozzánk bizalommal!

Kapcsolat

Megfelelések

Biztonság és adatintegritás

  • Részletesen hangolható, csoport alapú jogosultsági rendszer
  • Teljes körű eseménynapló vezetés (audit trail) és ER konzisztencia garancia
  • Elektronikus aláíráshoz köthető események
  • Nem rendszerből történő elektronikus rekord módosításának tiltása
  • Érzékeny adatok magasfokú adatbázis szintű titkosítása
  • AD authentikáció támogatása
hu Magyar
hu Magyarzh-CN 简体中文hr Hrvatskics Čeština‎da Dansken Englishfr Françaisde Deutschel Ελληνικάiw עִבְרִיתit Italianoja 日本語lv Latviešu valodalt Lietuvių kalbapl Polskipt Portuguêsro Românăru Русскийsr Српски језикsk Slovenčinasl Slovenščinaes Españolsv Svenskauk Українська